5,000名規模イベント成功の舞台裏:中期経営計画を形に

背景と課題

中期経営計画発表に合わせて、株式会社キッツ様は既存顧客、販売代理店からのサービス理解の促進と成長市場領域での認知度向上を目指しました。
しかし、主力である建築設備市場向け製品等は知られているものの半導体・水素関連市場、サステナビリティへの取り組みなど新分野への認知は不足していました。
上記の課題解決のご相談を受け、ITコミュニケーションズがイベント全体設計から運営、結果レポートに至るまでの包括的な支援を提供することになりました。

実施内容

• 東京・大阪それぞれ1日限りのイベント実施。東京は3,000～4,000名規模、大阪では2,000～3,000名規模
• プロジェクト開始時点で目的達成に必要な専門チームを結成
• 成長市場領域への注目度を高め、商談を増やすため、緻密なゾーニング・導線・体験・運営を設計
• 展示物や造作物も各事業部の方と綿密に調整、制作を進行

支援内容詳細

ITコミュニケーションズは、東京と大阪で開催された合計5,000名規模のリアルイベントを成功に導くために、イベント全体の企画・コンセプト案の作成、来場者の体験設計、会場選定、会場演出、ゾーニング、造作、マニュアル作成、設営と当日の運営、会期のレポート作成に至るまでのご支援をいたしました。

目的を達成するためのチーム構築

プロジェクトの初めにはキッツ様の目的や目標を達成するための適切な制作パートナーチームの構築を行いました。イベント造作、動画制作、カンファレンス運営等に長けた複数の制作パートナーとチームを作り、弊社が進行管理とコミュニケーションのハブとなりプロジェクトを進行いたしました。

会場選定

会場探しですが、東京は3,000～4,000名、大阪は2,000～3,000名規模の会場を厳選。キッツ様の新しい取り組みを来場されるお客様に余すことなく伝えられるよう、適切な収容人数・会場設備・アクセスのしやすさ、最適な導線設計が可能な会場を選定いたしました。

成長市場領域の認知拡大を実現する会場のゾーニングと導線設計

会場内では強制導線を設ける設計を行いました。既存顧客への建築設備市場向け製品等に対して高い認知度があるものの、半導体装置向け・水素市場といった今後の成長市場やサステナビリティの取り組みについてより知っていただくことが本イベントにおける最大の目的でした。

イベント会場内は展示コーナーを自然とすべて回ることになる導線を設けることで、キッツ様の幅広い事業・今後の成長市場・取り組みについて、来場者に触れていただく導線を設計いたしました。展示物の説明を受けた後は、会場中央の商談席でより詳細な説明や商談を実施できるようなコーナーを設ける工夫をいたしました。

会場全体図

商談エリア

お客様体験を重視した造作

キッツ様の企業ブランドの表現とともに、各市場の展示ごとに担当者の方とも綿密に各コーナーの演出を検討し、背面パネルや展示物、展示台、モニター設置等を計画し、会期までに手配を行いました。

各種コーナーの造作※一部

数千名規模のお客様をスムーズに誘導する運営

展示とともにカンファレンスも複数回開催するため、数千名規模のお客様が、様々な時間帯で会場に入場する形となりました。
そのため、受付をスムーズに行うため、QRコードによる受付システムの利用をご提案するとともに、事前登録がない方への対応フロー、スムーズな受付のための人員配置も考慮した受付運営設計をいたしました。QRコードで受付

イベント後のサポート

イベント終了後、東京と大阪のイベント申込者データ整備やアンケート結果をもとに、来場分析を実施。今後のマーケティング・営業活動につながる情報を提供しました。

レポート例

成果

業界内での事業認知・アピールの場として

目標の5,000名を超える約6,800名の申込があり、約4,800名が参加しました。歩留まり率は70%と非常に高く、キッツグループが変革に取り組んでいる姿を、業界内の多くの方に実感していただける場となりました。

商談につながるイベント

約1,000名のアンケート回答者のうち、約850名が追加説明を希望し、今後の取引拡大のきっかけとなり、キッツ様にも目的を達成できたとご満足いただける結果となりました。

まとめ

ITコミュニケーションズの支援により、キッツ様は中期経営計画の定着と成長市場領域の認知度向上を実現しました。この成功事例は、クライアント企業のみなさまのビジネスを理解し、着実な目的達成に向けたカンファレンス・イベントの実施事例をお伝えいたしました。ビジネスの拡大のためのカンファレンス、イベント開催を検討されている場合には、是非一度、弊社にご相談ください。