リアル＆オンラインイベント実践｜ハイブリットイベント支援事例

実施までの背景

一般機器の販売理代理を事業として持たれているお客様が自社主催のハイブリットイベントを実施するにあたり、ITCがイベント事務局として全体のご支援をすることになりました。 
イベントの集客・管理/リアルセミナーとオンライン配信の運営/会期後のアンケート集計/参加者・申込者へのアフターフォローなど会期中のプログラムの内容以外のご支援を今回はさせていただきました。 

ハイブリットイベントの支援内容

• イベントの集客と管理方法 
• ハイブリッド会期前の準備 
• 会期後のアンケート集計とアフターフォロー

クライアントに代わって事務局対応：イベント集客と申込者の管理

▶申込者用のLP制作とハウスリスト向けに集客手配 

イベントへの参加者を集客するにあたり、クライアント企業様のオウンドメディアと法人向けECサイトのメルマガ購読者を対象に集客のためのメール文の作成と配信、申込先となるLPの制作を実施しました。

▶申込者管理はクライアントに合わせて対応 

申込者の管理はクライアント企業様が導入されているMAツールにて集計し、管理。申込者の日別集計と申込者への受講票のメール送付対応を実施しました。 

イベント参加者を可能な限り、顧客になりうる対象に絞るために、事前に競合他社のリストをいただき、申し込みのあったリストからの競合排除、お断りのメールの送付も行っております。

ハイブリットイベント開催支援内容詳細 

リアルセミナー｜会場選定～当日の運営 

会場の下調べから、司会者のアサイン、台本の制作、チラシやノベルティといった配布物の手配、当日の受付業務やセミナー会場の運営など、プログラムに合わせたオペレーション業務をご支援させていただきました。 

本施策においては実際に製品に関する紹介セミナーも加味していたため、会場には、セミナー中に紹介された製品をご覧いただける展示ブースも設営させていただきました。 

設営内容には、パネル制作、展示製品やモニターの手配になります。

オンラインセミナー｜配信プラットフォームの準備～当日の配信・トラブル対応 

▶ライブ配信をできるだけ多くの方に提供するための複数プラットフォームの準備 

配信の準備項目として弊社がよく取り入れるトラブル回避につながる方法としてメインプラットフォームとサブ用の配信プラットフォーム、2つを用意することです。 
メインとサブを用意する理由として、メインに参加できない方に向けてだけでなく、配信が止まってしまった際などにスムーズにサブへと誘導する導線も用意できます。 
本施策においては、メインプラットフォームであるZoom Webinarへの参加者上限である1,000人に迫る申込者を集客することができたため、関係者などの一部視聴者をTeams Webinarに誘導しサブを活用する運用をとりました。 

このように、参加者上限が見込まれるような状況下にある場合でも別途配信プラットフォームを用意しておくことで、上限を超えても安心してすべての参加者に同様の内容を提供することができました。 

ハイブリッドイベント会期後のアンケート集計とアフターフォロー

会期後のアンケート集計 

実施後の参加者、視聴者の満足度を確認する手段をとして、会場に訪れた方には紙ベースでのアンケートとオンラインアンケートの2種類、ウェビナーの視聴者に向けてはオンラインのアンケート1種類を用意しました。リアルセミナーで2種類準備した理由としては、会場にてセミナーで紹介された製品の展示もあったため、セミナー後すぐ記入ができる紙ベースの内容と別スペースにて用意していた展示会場にて実際に製品を手に取っていただいたうえでアンケートに答えていただけるように準備いたしました。 

 
会期後のアフターフォロー 

最終的に、アフターフォローでは、2段階に分けて目的別に配信いたしました。1回目は申込者全員にアマゾンギフト券付きのサンクスメールを、2回目は申込者の中で参加者、欠席者で文面を分けて限定公開の条件でYouTubeのアーカイブ動画とクライアント企業様のコーポレートサイトに講演資料をアップロードし、送付しました。 

このように当日参加できなかった方々、途中から参加した方々、改めて確認したい方々に向けて登壇内容、製品を理解いただく、認知いただくためのフォローアップの体制を整えました。