【初心者向け】リアルイベント開催のポイントと注意事項を解説

2024/11/11

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近年、コロナ禍からWithコロナに変わって以降、多くの企業がリアルイベント協賛の経験を経て、主催イベントを執り行うことが増えてまいりました。

本資料の目的として、久しぶりにリアルイベントを開催するにあたり、トラブルに陥りやすいポイントを振り返っていただくためのコンテンツとしてご利用いただけるように、年間100件以上のイベント（リアル、オンライン含む）を支援しているITコミュニケーションズ（以下、ITC）が失敗しないための運営のポイントをご紹介いたします。

イベント開催のトラブルを回避するための3ポイント

イベントにて起こるトラブルのほとんどは会期前に予防することができます。下記3ポイントをイベント準備のタイミングで整理できていると万が一のトラブル発生時にも対処することができるようになります。

➀綿密な計画と足を使った準備

当たり前な話になりますが、イベントの会期中にいかに予定通り進められるかは綿密な計画と事前準備により左右されます。イベントを企画するところから始まり、会場選定、備品の準備、参加者の役割やプログラムのスケジュリング、関係者向けマニュアルや台本作成などが事前準備において軸になる内容になります。軸になる内容でも会場と機材選定はトラブルが起きやすいポイントNO.1です。意外と見落としがちなポイントになっており、規模に限らず事前の会場視察を行うべきです。当日Webで見るよりも狭いや照明が思っていたよりも暗い、必要な機材がなかったなど、平面図上や仕様上は問題なくても会場を訪れてみると意外と、という体験をしたことはないでしょうか。

➁社内外のコミュニケーション徹底

続いてコミュニケーションですが、イベント担当者がすべてを理解しておくだけでなく、関係者も同じ目線、認識である必要があります。また、関係者との認識を合わせには社内だけでなく、会場全体の装飾、撮影など外部とのコミュニケーションが発生する場合も含まれます。

コミュニケーションを円滑に進めるうえで、関係者が閲覧・更新する1つのマニュアルを作成するとよいでしょう。必要な展示品、パソコン、ノベルティ、パネル、スライド等の到着予定日はいつ、誰が手配をするのか、搬入申請書など期限はいつで誰が対応するのか、複数の人間を跨がないといけない項目も出てくるはずです。

上記以外にも多岐にわたる準備事項を、共通のマニュアルを作成・更新して、定期的な場ですり合わせを通して認識を合わせないと、当日「知らなかった」で現場が混乱することはよくあるミスの一つです。

③柔軟な対応力

ここまで、事前準備とそれを関係者が同じく理解しておくことがトラブルの予防になると伝えてきましたが、どんなに事前準備が行われていてもどうしても防げない不可抗力的トラブルはあります。例えば、天災によって材料が届かず予定していた造作が間に合わないようなトラブルを指しています。

起こりうる被害から対処できることと、できないラインを理解し、代替案を用意するのか予算状況と合わせた計画も用意することで被害を最小限に抑えましょう。

事前準備チェックポイント一覧

分類	項目	説明
マネジメント	日程調整	会期までの準備で生まれる造作や共有タイミングなど必要な期日を管理します。予定が近づけば全体へのリマインドなどで遅れや失念を防ぎます。
イベント内容	目的、方向性決め	実施することが目的化してしまうと顧客満足度の低下に繋がりかねません。目的に沿った準備を進められているか定例会のタイミングで定点チェックを行いましょう。
	講演者選定	セミナーがある場合、直前まで資料の修正が発生する傾向にあるため、出演者はテーマが決まったタイミングで決めておけるとスケジュールに余裕がもてます。
	台本、マニュアル作成	関係者がスムーズに会期前/中に運営できるようにするためだけでなく、押さえている会場の利用時間内で納められる台本作成は余計なコストを防ぐことができます。
イベント運営	会場視察	思ったよりも会場が狭かった、音響、照明が思ったより出ていなかったなど、実際に利用して後悔することがないように事前にロケハンはしておきましょう。
	会場予約	イベント会場を抑える以外にも関係者用の控室、VIP用の控室など参加者の属性に応じた予約も用意しましょう。
	リハーサル	当日ないしは別日に台本通りに動けるのか、通しで少なくとも一回はリハーサルを行う時間を設けましょう。
	備品準備	会場が用意してくれる備品、主催者側が用意しないといけない備品、用意するまでに時間がかかる備品など対応が変わる備品の一覧化は行っておきましょう。ないと開催できない状況に陥るような内容は代替案も把握しておきましょう。
イベント集客	申し込み対応	既存顧客用、メディア用、一般用と開催する目的に応じて、集客対象と方法も変わります。関係しない企業からの申し込みがあった場合の対応なども含めて対応基準は事前に用意しましょう。
イベント集客	参加者集計	イベントにどの企業の誰が来場したのか把握できるようにしておくと、アフターフォローの順番や成果をまとめるのに役立ちます。
アフターフォロー	レポート作成	イベントが成功だったのか、改善が必要な箇所がどこなのか、ROIなど含めてまとめましょう。
アフターフォロー	メール送付	来場者に向けたサンクスメールだけでなく、来場できなかった方のために当日撮影した映像やレポート記事を送りましょう。