展示会の運営は一見シンプルに思えるかもしれませんが、多くの要素が絡み合っています。ブースデザインやスタッフ配置、ノベルティの用意など、多岐にわたるタスクがあります。すべてを円滑に進めるためには早い段階からの綿密な計画が不可欠です。ITコミュニケーションズ（以下。ITC）では展示会に限らずイベントに関わる準備から会期中の運営、会期後のレポート作成に至るまでリソース不足解消のためのサポートをワンストップで提供しております。

今回は特にITCがこれまで普段イベントサポートをしていく中で、出展前の戦略設計から出展後のレポート作成に至るまでご支援時に検討している内容について紹介いたします。

目次

自社にとって相応しい展示会のご提案のために

展示会を選定させていただく際は以下のポイントを踏まえたいうえで出展先をご提案させていただいております。

• 来場者数：獲得したいリード数が確保できるかどうか
  獲得想定リード数は全体来場者数を一つ軸として考えます。平均して、獲得想定リード数は会期中の全来場者数から1%～3%の割合で計画を立てます。
  
  

• 想定リード数：自社のマーケティング活動にとって必要なリード数
  多く獲得できればいいということではありません。営業が適切にフォローできる数を事前に設定させていただき、イベント後のアフターフォローがスムーズに進められるように計画してまいります
  
  

• 来場者属性：自社が取引したい企業属性
  獲得リード数を達成できるだけでは意味がありません。自社の対象になりうる有効数がどの程度確保できそうか事前に把握できることで、その後の案件数や受注数、最終的にはROIをより精度高く試算することができます。
  
  

• 展示会テーマ：自社サービスと展示会テーマとの親和性
  自社が出展した際に提示するソリューションが来場者に興味を抱いてもらえるのか、展示会と自社サービスとの親和性がそのあとの商談率や案件率に関係してきます。弊社からは適切なテーマに沿った展示会をご提案いたします。
  
  

• 費用（ブース+造作+その他備品）：予算に合わせたブース内装飾
  ブースのデザインの計画は目標の獲得リード数を達成させるために重要な要素の一つです。来場者の目を引く造作にするのか、ブースの小間を大きくし、スタッフを多く投入するのか、自社のブランド認知を上げるためにノベルティをオーダーメイドのものにするのか、などなど、制作物含めた目的達成のプランをご提案します。
  
  

• 会期予定日（準備に必要なスケジューリング）：必要な準備が漏れないためのスケジューリング
  会期まで何日残っており、申請や期限がついているもの、ついていないが造作関連のデッドラインを引かないとまず期限など、会期から逆算して準備するべき項目をすべて弊社で事前に整理いたします。

2コマ～100コマまで徹底した準備で会期

ITCはこれまで2コマサイズの展示会から100コマを超えるイベントのご支援をさせていただいております。

150小間を越えるブース大規模展示ブース支援事例

150小間を越える大規模ブースのデザインから設営、 運営までを一貫して手掛け、日本HP様のイベントを総合的に支援を行った事例です。

関連事例

様々な形式の展示会をご支援していく中で、特に力を入れるべき準備項目7つをご紹介いたします。

※下記すべての項目で弊社はご支援できる体制が整っております。

1. ブーステーマとデザインの検討：立面図と平面図でよりイメージを具体化

   会場で来場者に伝えたいメッセージの見せ方から、掲載手法、掲載内容、配色、大きさ、配置箇所を検討します。ブースの立面図と平面図用意できると、よりイメージがわきやすくなります。
   

2. スタッフ役割設定：目標達成のためのスタッフの役割明確化
   関係者が当日迷うことなく、動けるように役割を事前に設定しておきます。役職や在籍年数に応じて役割を変えます。

   　　　スタッフの役割分担と立ち位置のイメージ共有のためにブースの立面図を用いて可視化

   
   

3. ノベルティや備品類の準備：スタッフが配りやすく、受け取りやすい品物を準備配るのに十分な量はどれくらいか、獲得したいリード数や残予算に合わせて、個数や種類を検討します。また、ノベルティについては、スタッフが配りやすいかどうか、声をかけて話を聞いている間、邪魔にならないかなども事前に把握できておくことで営業とうまく連携できるようになります。

   
   

4. アフターフォロー役割分担設定：アタック先ターゲットの優先順位明確化
   イベントは一度に大量のリードを獲得します。優先順位を設け、先に対応するべきリストは営業に、そうでないリストはISRに回すフローを用意します。展示会中は来場者が様々なブースに訪れていますので、記憶が新しいうちに対応することが大切です。

   
   

5. 会場内ブース導線チェック：適切な人選の配置を検討

   自社のブースが会場内のどこに位置しているのか、人の流れがどこからどう動きそうかなど、事前に想定を立てておきます。立てた想定のもと、スタッフの配置や壁面のデザインの位置、大きさなど目標としているリードの獲得最大化を図る上ではとても大切です。
   
   

6. スタッフへの認識合わせ：想定しうる展開を社内で認識を合わせておく

   トークスクリプトやこれまで実施してきたイベントの知見を軸に、当日起こるであろう状況に応じたパターンや分岐点を可視化させておくことで当日事故なく対応できるようにします。
   　　　　　　　現場の流れをこれまで起こりがちなパターンとそれに応じた動きを言語化
   
   
   

7. ブース来場者集計方法検討：会期中、会期後の流れを整理

   最近の主流としては紙での名刺交換よりも名刺スキャンを用いてQRコードで交換する企業が増えています。紙と比べて、その場ですべてデータを一元管理できるため、イベント後の名刺スキャンの工数がなくなり、ハウスリストへのインポートとアフターフォローも非常にスムーズに進められます。
   ただし、主催企業によって、スキャンシステムの費用携帯が大きく異なります。
   出展費用内に含まれているものもあれば、システム使用が別途かかり、台数に応じて金額が変わってくるケースもあります。

準備に必要な計画をWBSですべて一元管理

上記準備にてスケジュール管理です。誰が何をいつまでに行うか、一元管理することが重要です。ITCでは下記ズにございますようにWBS（Work Breakdown Structure)で管理する方法でおこなっておりますが、お客様が普段利用されているNotionやSlackなどのプロジェクト管理ツールで管理も対応可能です。

WBSテンプレート

イベントの準備で必要なスケジュール管理。弊社が普段イベント時に活用しているWBSのサンプルをぜひご活用ください。

ダウンロード

会期当日は、目の前の顧客に集中いただくために

展示会がブースに来場いただくお客様に集中できるように弊社では各種展示会会場での運営もお手伝いいたします。

• 獲得リードの整理

  獲得リード数の達成度合、リードの属性などを日別ごとに集計、翌日以降もイベントがある場合、当日の来場者の流れなどのフィードバックをもとにスタッフの配置や対応方法の改善に向けた計画を立て検討できるように準備いたします。
  
  

• スタッフの時間管理

  当日の全体の進行管理を行います。展示会によっては自社内ブースでセミナーを実施するケースがございますので、ブース全体のスタッフの動きをセミナーの開催時間に合わせて変更するなどといった進行も行います。

スムーズなアフターフォローで機会損失を最小限に

▼アフターフォロー設計

獲得できたリードは次のように大きく分けて、ステータスで管理させていただいております。
➀営業直接フォローするリード群（HOT）
➁ISR（インサイドセールス）に回すリード群（WARM,COLD）

※下記図は、獲得リードをCRM機能があるないしは連携しているMAツールを通して管理する場合の例になります。MAツール出ない場合はお客様の管理方法に合わせてリードを格納いたします。

➀，➁の各リードをHOT～Coldの3段階に分割し、温度感に合わせて営業する優先順を決め、効率的な営業活動を実施してまいります。

▼レポート作成

イベントで獲得できたリード数、有効リード数の計算、企業種別割合、商談率、案件化率、受注率の集計など様々な軸でイベント後の結果を分析します。

下記はレポートの一部で、表やグラフをダッシュボードで可視化させます。MAやSFAの機能が備わったツールがあると集計と分析がしやすくなります。

まとめ

イベント出展に関するブログをご覧いただき、誠にありがとうございました。「ここまで気にすべきことがあるのか...」「すべては対応しきれない...」と感じられた方、ITコミュニケーションズでは、上記記載の流れに沿って、イベント出展の準備から、イベント後のレポート制作やアフターフォローまで、トータルでサポートを行っています。自社にとって最適なイベントへ出展をお考えの方は、ぜひ私たちにご相談ください。皆様が効果的なマーケティング活動を実現できるよう、全力で支援いたします。